Tag: e-facturatie

E-facturatie wordt verplicht vanaf 2026: Wat betekent dit voor u als ondernemer?

E-facturatie wordt verplicht vanaf 2026: Wat betekent dit voor jou als ondernemer?

Vanaf 1 januari 2026 zal elke ondernemer in België verplicht worden om facturen elektronisch op te maken en te versturen via het PEPPOL-netwerk. Dit is een beslissing die voortvloeit uit Europese regelgeving. Maar wat houdt dat precies in, en wat moet jij als ondernemer doen om klaar te zijn? We leggen het hieronder stap voor stap uit.

Wat is e-facturatie?

E-facturatie betekent dat je geen papieren of PDF-facturen meer mag sturen, maar facturen in een standaard elektronisch formaat, genaamd UBL (Universal Business Language). Deze facturen worden dan verstuurd via PEPPOL, een beveiligd netwerk voor elektronische documentuitwisseling.

Wat is PEPPOL?

PEPPOL staat voor ‘Pan-European Public Procurement OnLine’. Het is een soort digitale snelweg waarlangs facturen en andere documenten veilig kunnen worden uitgewisseld tussen bedrijven en overheden. Als ondernemer hoef je je niet bezig te houden met de technische kant van PEPPOL; je boekhoudsoftware of facturatieprogramma zal dit voor jou doen.

Waarom wordt dit verplicht?

De verplichting komt er om het facturatieproces te vereenvoudigen en te automatiseren. Door het gebruik van een gestandaardiseerd formaat zoals UBL, kunnen facturen direct ingelezen worden in boekhoudsystemen. Dit bespaart tijd en vermindert de kans op fouten. Bovendien zorgt PEPPOL ervoor dat facturen veilig en snel hun bestemming bereiken, zonder gedoe met e-mails of papieren documenten.

Wat moet jij doen als ondernemer?

1. Controleer je boekhoudsoftware: Zorg ervoor dat je boekhoudprogramma UBL-facturen kan aanmaken en versturen via PEPPOL. De meeste moderne softwarepakketten ondersteunen dit al, maar het is belangrijk om dit te controleren bij je leverancier.
2. Gebruik een digitaal platform zoals Billit (https://www.billit.eu/): Als je nog geen facturatiesoftware gebruikt dat gelinkt is met PEPPOL, is het belangrijk om over te stappen op een digitaal platform dat voldoet aan de nieuwe eisen. Ons kantoor heeft reeds enkele jaren ervaring met Billit en we adviseren dan ook aan onze klanten om deze tool te gebruiken. Billit ondersteunt UBL-facturatie en werkt naadloos samen met PEPPOL. Dit helpt je niet alleen om aan de wettelijke verplichtingen te voldoen, maar maakt ook je facturatieproces efficiënter.
3. Wees op tijd voorbereid: Hoewel de verplichting pas ingaat vanaf 1 januari 2026, is het verstandig om nu al de nodige stappen te zetten. Zo voorkom je stress en kun je de overgang geleidelijk invoeren.
   Wij adviseren aan onze klanten om de overstap te doen vanaf 01/01/2025.  Zo is iedereen goed ingewerkt tegen de verplichte startdatum.

Wat zijn de voordelen voor jou?

• Minder administratie: Geen gedoe meer met papieren facturen en manuele invoer in boekhoudsystemen.
• Snellere betalingen: Elektronische facturen komen sneller aan en zijn gemakkelijker te verwerken door klanten.  Betalingen naar leveranciers kunnen ook rechtstreeks vanuit het platform worden uitgevoerd.
• Minder fouten: UBL-facturen zijn gestandaardiseerd, wat betekent dat er minder kans is op fouten in de gegevens.

Kortom, hoewel het misschien een verandering lijkt, brengt de nieuwe verplichting heel wat voordelen met zich mee voor de ondernemer. Door nu al stappen te ondernemen, maak je je klaar voor een toekomst waarin facturatie sneller, eenvoudiger en efficiënter zal verlopen. En met een betrouwbaar platform zoals Billit aan je zijde, hoef je je geen zorgen te maken over deze overgang.

Weet ook dat alle kosten met betrekking tot deze digitalisatie momenteel 120% aftrekbaar zijn!